Relevant du chef de division planification et intelligence d’affaires, vous êtes responsable de supporter les différentes parties prenantes dans la conception et l’amélioration des processus, méthodes et outils liés à la gestion de projets et aux outils de suivis et de reddition de compte du service (ex. CRM) et de la Ville (ex. Isios).
À ce titre, vous participez à l’établissement des orientations, objectifs et programmes du service en regard votre domaine d’expertise ainsi que l’élaboration des objectifs annuels, en fonction des grandes orientations du service. Vous recommandez les mesures permettant d’optimiser le rendement des différentes activités. Vous êtes responsable du suivi des activités en vous assurant de la production des différents tableaux de bords et reddition de comptes internes nécessaires au bon suivi de nos opérations. Vous êtes responsable du maintien de la vision d’ensemble des activités, programmes et projets du service et de fournir le portrait en temps réel à la demande de différents requérants.
Vous collaborez au bon fonctionnement de l’équipe de gestion du Service et contribuez à l’atteinte de ses objectifs. Vous participez à l’évaluation des besoins en ressources humaines, matérielles et financières requises au bon déroulement des activités dont vous avez la charge et gérez les budgets mis à votre disposition. Vous soumettez des rapports détaillés et vous pouvez être appelé à faire des présentations relativement aux activités dont vous êtes responsable.
Orienté vers les résultats, vous encadrez, orientez et proposez des recommandations d’optimisation des processus et indicateurs de performance et supportez l’équipe dans leur application et suivis.
Plus spécifiquement :
- Accompagnez et assistez votre supérieur dans la gestion des dossiers de direction et dans la réalisation de ses mandats, assurez le traitement et le suivi des dossiers administratifs et la production de rapports selon les besoins de la direction ;
- Assurez la coordination, la production et l’optimisation des tableaux de bord du Service, analysez et fournissez les rapports et les données et vous vous assurez de leur tenue à jour ;
- Vérifiez et consolidez l’information relative au portefeuille d’activités, projets et programmes du service et aux rapports d’avancement, établissez l’état du portefeuille et répondez aux diverses demandes d’information ;
- Définissez et effectuez le suivi de la performance globale des projets (reddition de compte interne) en analysant les données et en vous assurant que les livrables soient produits et conformes aux normes et standards corporatifs ainsi qu’aux normes et standards spécifiques à la gestion de projet ;
- Assistez la direction dans la production et la présentation de tableaux de bord du portefeuille des projets et de rapports mensuels présentant la vue d’ensemble consolidée de l’état de santé du portefeuille et de leur performance selon un calendrier établit.
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