Les fondements de la productivité

par Jean Lepage
Passionné de l'entrepreneurship, d'innovation et de création de la valeur
Les entreprises évoluent dans un monde de plus en plus complexe, incertain, en perpétuelle évolution. Les développeurs économiques sont appelés à intervenir dans un nombre croissant de défis d’entreprises. L’amélioration de la productivité constitue un défi de taille, puisque le Québec accuse un retard en cette matière. Les développeurs économiques peuvent inverser cette tendance, en aidant les entreprises à améliorer leur compétitivité.

Il y a 20 ans, seules les grandes entreprises, telles que Bombardier, investissaient dans l’améliorer de leur productivité. Aujourd’hui, le contexte économique incertain, la pénurie de certains produits, la rareté de la main-d’œuvre et le retour à l’inflation secouent toutes les PME. La productivité est devenue une question de survie! 

De 75 % à 95 % des coûts d’exploitation d’une entreprise créent peu de valeur pour ses clients. Il y a donc place à amélioration. Les gains de productivité constituent une occasion unique de réaliser davantage de profits, de rehausser le moral des troupes, et peut-être d’améliorer le service à la clientèle. C’est bon pour le développement économique.

Les bases de la productivité

Un gain de productivité est réalisé lorsque l’entreprise produit davantage et mieux avec les mêmes ressources. Une hausse de productivité lui permet de diminuer ses couts d’exploitation. Comme chaque unité produite coute moins cher, l’entreprise est en mesure de baisser les prix, d’offrir de meilleurs salaires ou d’augmenter ses profits. En faisant plus d’argent, elle peut décider de s’automatiser, ce qui lui permettra de bénéficier d’économies d’échelle. Une fois enclenchée, cette boucle sans fin, améliorera sa compétitivité et diminuera sa vulnérabilité relativement à d’éventuelles menaces, comme une récession ou une pandémie. 

Toutes les entreprises peuvent devenir plus productives. Une des façons les plus efficaces de le devenir est de s’attaquer aux sources du gaspillage. Cela comprend le gaspillage de ressources, les déplacements inutiles, des équipements inadéquats… tout ce que leurs clients n’aiment pas payer. En réduisant les pertes de temps, les efforts inutiles, les bris, les ressources sous-utilisées, les rejets, les pertes d’espace ou les surplus d’inventaires, l’entreprise améliorera sa compétitivité.

En fin de compte, l’efficacité c’est de produire la bonne chose, de la bonne façon, à temps, à bon coût et au bon client.

 

Partir à la chasse… au gaspillage

Les revenus de l’entreprise augmentent, mais les profits ne suivent pas ? C’est l’occasion de partir à la chasse du gaspillage et de l’inefficacité. La chasse au gaspillage, c’est de penser à n’importe quel élément de ses opérations qui constitue une source de frustration, une perte de temps ou d’énergie. 

Toute activité qui n’apporte pas de valeur ajoutée peut être considérée comme une source potentielle de gaspillage. Avec le temps, les gens tiennent pour acquis une certaine façon de faire les choses avec les ressources disponibles, sans jamais les remettre en question. C’est l’occasion de prendre un peu de recul et chercher des solutions pour devenir plus efficient. Il y a au moins sept sources de gaspillage. 

1- La surproduction: L’entreprise produit trop tôt, en plus grande quantité que nécessaire.

Il suffit de faire le tour des postes de travail pour constater les accumulations de matériaux, de travaux en cours ou des entrepôts qui débordent.

  1. Les temps d’attente: Les employés attendent le matériel, les commandes ou encore l’équipement tourne au ralenti ce qui crée des bouchons dans les autres postes de travail.

On voit des employés attendre après la matière ou les commandes; leurs outils de travail sont inadéquats; des machines sont au ralenti ou à arrêt à cause de bris ou du manque d’entretien préventif. 

  1. La surqualité: L’entreprise tente d’offrir plus de qualité que nécessaire. 

L’entreprise multiplie les opérations, sans qu’il y ait un effet notable sur la qualité du produit. Pensez au travail qui est repris, qui prend trop de temps ou encore aux spécifications de fabrication supérieures aux attentes des clients; peut-être qu’il y a trop de ressources affectées à une seule opération, alors que d’autres opérations sont délaissées.

  1. La qualité médiocre: La fabrication ou la conception des produits ou des services est médiocre. 

Les employés utilisent des processus inappropriés, ou des machines désuètes; le matériel mis au rebut s’accumule en raison des reprises du travail; on observe des taux anormaux de défauts, de rejets, de retours et de plaintes des clients. Le produit ne satisfait pas aux exigences des clients.

  1. Le déplacement entre les postes de travail et les mouvements inutiles: Vous constatez un déplacement excessif des matériaux et des produits. 

Les articles sont déplacés inutilement, parcourent de trop longues distances ou gênent les déplacements entre les espaces de travail. Les employés passent un temps excessif à obtenir, à déplacer ou à chercher des outils, du matériel ou des informations. Les blessures, les erreurs, les accidents et les retards de production sont fréquents.

  1. La gestion des stocks: L’entreprise a un surplus d’inventaires. 

Il suffit de calculer la fréquence à laquelle l’entreprise vend et doit se réapprovisionner. En examinant les données et en faisant l’inventaire régulièrement, il est possible de repérer les stocks qui dorment. 

  1. Les ressources mal utilisées: Les compétences des employés sous-utilisées ou inadéquates. 

Comparer les ensembles de compétences et les responsabilités attribuées; vérifier les évaluations du rendement afin de détecter les problèmes et les compétences à développer. À surveiller plus particulièrement le taux de roulement du personnel et la gestion inappropriée.

Une fois que vous êtes en mesure de repérer les sources de gaspillage, il est temps de chercher les pistes de solutions. Voici quelques outils d’accompagnement pour aider l’entreprise à mettre en œuvre des actions concrètes visant à améliorer la productivité.

 

Les outils d’accompagnement 

L’entreprise veut faire des gains de productivité ? Commencez par faire un bon diagnostic de la situation. Une discussion avec les membres de la direction et les employés clés sur les problèmes qui reviennent sans cesse et les possibilités de gains d’efficacité constitue un bon début. 

Une étude d’étalonnage (ou analyse comparative) avec des entreprises similaires est aussi une excellente approche. Certaines entreprises sont disposées à ouvrir leur livre et les comparer avec des entreprises similaires provenant d’autres régions. Il suffit d’en contacter deux ou trois pour avoir accès à des données fiables. Enfin, la BDC propose un outil de comparaison pour situer une entreprise par rapport à des entreprises semblables. Toutefois, elle aura besoin de données financières et opérationnelles fiables.

Dans tous les cas, l’entreprise aura besoin d’un tableau de bord constitué d’indicateurs clés de rendement pour surveiller et gérer ses progrès. 

Vous désirez aider l’entreprise à se lancer dans un projet d’amélioration continue ? Proposez-lui de mettre l’accent en premier sur des améliorations simples et rapides, afin qu’il puisse se faire la main, et démontrer aux employés que ça fonctionne. 

Grâce à une série d’entrevues sur place, à l’analyse des processus ainsi qu’à des séances de remue-méninges avec les employés pour trouver des solutions aux problèmes courants, il est possible de cerner plus précisément ce qui doit être amélioré. Un tel exercice permet de repérer des dizaines d’améliorations faciles à faire, maintenant, qu’il suffit par la suite de prioriser. Voici deux autres outils d’accompagnement pour aller plus loin dans le processus d’amélioration, le Gemba Walk et le réseau express.

Le Gemba Walk

Votre client peut observer, et rencontrer ses employés sur le plancher, dans leur réalité, là où ils travaillent. Les experts en efficacité l’appellent le «Gemba Walk».

Gemba Walk désigne l’action d’aller chercher ce qu’il est possible d’apporter comme amélioration pour faciliter l’exécution du travail des employés.

Selon la taille de son entreprise, les rencontres peuvent se faire individuellement ou par groupe d’employés regroupés selon les divisions.  

Pendant la visite, le gestionnaire pose des questions ouvertes aux employés telles que : 

  • Qu’est-ce que tu changerais dans ton environnement pour faciliter ton travail ? Dis-moi en plus ?
  • Qu’est-ce qu’on pourrait faire de plus pour t’aider ?

Pour réussir cet exercice, votre client doit respecter certaines règles telles, l’écoute active, le respect, le non-jugement, la curiosité et l’observation. Avoir le courage de poser des questions difficiles, c’est aussi d’assumer la responsabilité de recevoir les réponses qui peuvent tout remettre en question. La façon dont le travail est effectué sur le terrain pourrait différer de celle qui est supposée par le gestionnaire qui conduit un Gemba Walk. Il doit donc accueillir humblement toutes les idées. Et pourquoi ne pas lui proposer de faire la visite avec lui. Si vous avez la chance de le faire, portez attention aux huit sources de gaspillage.

Après l’exercice, les pistes de solutions sont dégagées. Vous pouvez aider votre client à prioriser les actions. Demandez-lui de partager les points positifs et les points d’amélioration. Offrez-lui votre aide afin d’identifier les pistes de solutions qui auront le plus d’impact sur l’entreprise, ou encore qui nécessitent le moins d’efforts et d’investissement, de manière à obtenir rapidement de petites victoires. 

Le réseau express

Le travail en réseau et collaboratif est une des clés du succès du développeur économique. Il ne peut être expert dans tout. Il a besoin de s’entourer. Souvent utilisés lors de la recherche de financement, les réseaux express s’avèrent aussi utiles pour aider les entreprises à relever ses défis, saisir les occasions ou exécuter d’autres projets.  

Régulièrement, les intervenants se retrouvent devant des entreprises qui veulent faire un virage, mais qui manquent de temps, de ressources et de façon de faire.  Ils ne connaissent pas les aides et les services disponibles et font face à beaucoup d’organismes et ne savent pas où et à qui s’adresser.  

D’un autre côté, les intervenants économiques qui ont des ressources (financement, expertises, contacts, etc.) manquent souvent de temps pour venir en aide, seuls, aux entreprises.  Les intervenants ne connaissent pas nécessairement en détail l’ensemble des aides et services disponibles ailleurs.

Initié par le Groupement des chefs d’entreprises du Québec, le réseau express est un groupe d’intervenants économiques qui mettent en commun leurs connaissances, leurs contacts, leurs programmes et services dans le but d’accélérer, simplifier et réussir par exemple, un projet d’amélioration continue.

Un réseau express est composé de votre client, d’un chargé de projet désigné par lui, de vous en tant que coordonnateur du réseau et des intervenants qui possèdent une expertise appropriée au projet et qui veulent contribuer.

 

Pour aller plus loin

Il existe une multitude d’outils pour améliorer la productivité. L’analyse des causes profondes, le six sigma, la méthode du 5S, le Kaizen, la chaîne de services profit ou les technologies numériques et d’automatisation Industrie 4.0 (qualifiée de quatrième révolution industrielle de l’époque moderne), sont autant d’approches pour réussir une démarche. D’autres entreprises utilisent des méthodologies nouvelles comme le Problem Framing et le Design Sprint (en anglais) pour définir, mais surtout pour prioriser les projets les plus porteurs. Ces outils serviront à élaborer la liste de projet prioritaire, ainsi que le plan d’action et les principaux indicateurs clés de rendement.

Mais on doit toujours se rappeler qu’une bonne partie des solutions proviendront des employés eux-mêmes. C’est-à-dire, ceux qui font le travail sur le plancher.

Lorsque vous soutenez l’amélioration de la productivité des entreprises, vous faites en sorte qu’ils deviennent plus rentables dans un environnement de plus en plus concurrentiel. Vous stimulez aussi la croissance économique et la prospérité de votre communauté. 

Enfin, on doit se rappeler que pour faire des profits, il faut aussi s’occuper des revenus. Les gains de productivité et de valeur ajoutée vont de pair. L’entreprise doit trouver des solutions pour améliorer autant ses revenus que ses couts d’exploitation.

Sources

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